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IMPLEMENTAR EL SOFTWARE

A su pedido, consultores altamente capacitados se harán presentes en su lugar de trabajo, para responder todas sus consultas y brindarle orientación en forma directa “Puesta en marcha del sistema”. Mediante el servicio de implementación, usted ganara tiempo y notara rápidos avances, encontrando la solución mas adecuada para su pyme

Implementar el software, es lograr que toda la empresa utilice dicha herramienta de forma adecuada y en el sector correspondiente, logrando así, obtener excelentes resultados. Todo el circuito operativo debe cerrar, tanto en lo teórico, como en la practica. Para ello se requieren conocimientos sobre el sistema, administrativos, contables y del comercio en cuestión.
Un programa en donde solo facturamos, significa que el mismo no fue implementado, a no ser que nuestro único objetivo sea emitir tickets y que no nos interese controlar stock, caja, iva, cobros, pagos, clientes, proveedores, costos, rentabilidad, etc!
O sea, si por ejemplo quisiéramos implementar la Caja, debemos hacer que el total de Caja “mostrado por el Software”, sea igual al total de Caja contado físicamente por el Cajero, para ello hay que registrar los retiros, extracciones, vales, pagos de café, azúcar y demás gastos que sacamos de caja chica manualmente.
Si nuestro deseo es implementar el modulo de cheques, funcionalmente debemos registrar sus Depósitos y Endosos, ya que de otro modo impactaría negativamente en el control del modulo de bancos y cuentas corrientes de proveedores. Nunca podríamos tener al día los pagos a proveedores, si no endosamos los cheques “aparecerían todos en cartera”.
Para ello se sugiere contratar especialistas que lo visiten en su oficina y/o comercio ayudando a dar los primeros pasos, configurando y parametrizando el sistema.
-Capacitando a su personal (se realizan evaluaciones para validar los conocimientos)
-Logrando que el software se encuentre totalmente operativo en su negocio
-Luego se podrán pactar visitas futuras para controlar y verificar los circuitos
Un software no funciona por si solo, sino que acompaña un proceso de implementación y ajustes lógicos que obedecen a las necesidades del cliente. Estos ajustes deberán ser acompañados con buena disposición y adaptación por parte de los usuarios
La configuración, parametrizacion e implementación de un sistema lleva un tiempo lógico, ya que los usuarios se encuentran con nuevas funciones, nuevos circuitos, nuevas tareas, etc. Todas estas cosas nuevas son un cambio y la mayoría de las personas necesitan un tiempo de adaptación a ese cambio.
Una correcta implementación requiere colaboración, predisposición y flexibilidad de ambas partes. Una excelente solución se genera con proyección, tiempo y organización.

Es recomendable disponer de una persona encargada de dicha implementación

 

Como cambio de mi sistema actual al nuevo programa?
Implementar un sistema no es tarea facil, como siempre digo utilizar nuestros sistemas es fácil,  lo difícil es manejar una empresa!
Digamos que al buscar un sistema, necesitamos encontrar una solución que se cubra en más de un 80% mi necesidad y nosotros adaptarnos el 20% restante, ya que nunca encontraremos un sistema que se adapte como un traje totalmente a nuestra medida
Los sistemas estándares por lo general poseen circuitos utilizados por cientos de empresas y realmente nos ayudan a organizarnos, es importante tratar de aprovechar esa experiencia.
Cuando trabajaba en un banco, veía que se hacían muchos papeleos que para mi eran innecesarios, cuando nuestro negocio fue creciendo vi que trabajábamos en muchas oportunidades de forma desprolija, esto lo hemos solucionado con circuitos administrativos y de mejora continua. No hay que hacer una burocracia de todo, pero las reuniones, los circuitos, los mails y la comunicación en una empresa (todo en su justa medida), son aspectos fundamentales a tener en cuenta si queremos crecer
Estos circuitos nos ayudan a ir trabajando ordenadamente y ante la ausencia de una persona, otra puede reemplazarla ayudando a avanzar con sus tareas pendientes
Teniendo en cuenta que uno está acostumbrado al manejo habitual y que a todos nos cuesta incorporar los cambios, yo digo que utilizar completamente un sistema lleva un 1 año aprox (obviamente esto depende del  rubro, del tamaño de la empresa y del tiempo invertido por el usuario en el proyecto)
Una de las premisas y no menos importantes es que el dueño se involucre en la incorporación de la nueva tecnología, para poder obtener la experiencia necesaria para avanzar. Por otro lado, se necesita un encargado del sistema, que tome las riendas de proyecto y conozca todos sus avances.
Como bien decíamos es un cambio grande, por lo que si calculamos 1 año, no es justamente para emitir una factura, ya que por ejemplo instalar un sistema en una pc y generar una factura electrónica, es una tarea que llevara unos 30 min, desde que instalamos el software, hasta generar la primera factura. Me refiero a manejar circuitos, cerrar caja, chequear cuentas corrientes, por si por ejemplo el sistema maneja stock y el usuario tienen que hacer inventario y eso le lleva 1 mes, entonces si hablábamos de que adaptarnos y utilizar todo un sistema lleva 1 año, justamente ahora nos quedan 11 meses, porque un mes completo estoy haciendo stock. Aunque esto es solo un ejemplo, la realidad es que todos sabemos de que en una empresa a veces los tiempos de administracion, proveedores, etc, no son los que deseamos, por eso un sistema se tiene que incorporar gradualmente, permitiendo al usuario incorporar los conocimientos y el manejo, que al utilizarlos día a día, esto tomara una velocidad notable

Trabajar con ambos sistemas en paralelo es importante
En principio debemos instalar el software en unas pocas PCs para ir incorporando información al mismo, me refiero a que si tenemos 10 computadoras, quizá podríamos incorporar el software en 5 para ir logrando que el usuario pierda el miedo, cargando información y configurando poco a poco el sistema, a medida que pasan los días vamos activando las otras licencias. dando tiempo a que le usuario se familiarice con la nueva herramienta.
Siempre debemos continuar con el circuito o la metodología actual, hasta utilizar poco a poco el sistema y notar que esa tarea esta totalmente solucionada con la nueva tecnología y al confiar en la misma dejo de hacer el trabajo con el antiguo sistema, este paralelo puede ser de 1 semana, 10 días o 1 mes, según cada empresa y necesidad
Poco a poco el sistema actual pasa a ser reemplazado y solo utilizado para pequeños estadísticos o detalles de reportes, hasta con el tiempo, quedar totalmente obsoleto

 

Estos son los pasos para una correcta implementación del software

 1 - Instalación

Los sistemas provistos por Natural Software son auto instalables. Para instalar Jazz, ejecute el archivo Setup.exe, que se encuentra dentro del CD original

Si lo requiere solicite el servicio de instalación a domicilio, comunicándose a nuestro departamento de Instalaciones. Para convenir fecha de instalación y aranceles, en caso de corresponder, comuníquese al (011) 4342-8858 de lunes a viernes de 9 a 18hs. (Existe la posibilidad de realizar instalaciones remotas por Internet)

2 – Reproduzca los Videos de aprendizaje

Visualice los videos, para poder tener un conocimiento básico del funcionamiento de las pantallas

Podrá obtener el manual y los videos del CD original o bien bajarlos de nuestro sitio web

3 - Lea el Manual

Tómese unos minutos y lea el índice del manual para conocer el sistema en su totalidad

4 - Tómese unos dias para practicar

Existe la posibilidad de ingresar datos a modo de ejemplo, ya que todo se puede eliminar para volver a empezar

Puede usar el sistema en paralelo a su gestion habitual, para corroborar que todo este de acuerdo a su necesidad

5 - Organice los Sectores a Gestionar

Toda administración parece pequeña al mencionarla, pero cuando entramos en detalles nos encontramos que al decir Compras y Ventas, estamos hablando de Clientes, Proveedores, Costos, Precios de Venta, Stock, Reposición de Mercadería, Códigos de Barra, Cheques, Caja, Cuentas Corrientes, Vendedores, Comisiones, Bancos, Depósitos, Artículos, Servicios, etc. Por lo que recomendamos que diseñe y priorice los sectores que necesita controlar y gestionar con mayor urgencia; Para luego armar un plan de trabajo a seguir.

6 – Divida su implementación en módulos (dependiendo de su necesidad)

Carga de Clientes
Carga de Proveedores
Carga de Listas de Precios
Facturación Compras
Facturación Ventas
Control de Caja
Control de Stock
Control de Comisiones
Control de Cheques
Control de Cuentas Corrientes
Estadísticos
 
7 - Sugerimos tener Mail, Internet y llevar un Cuaderno donde registre todas sus dudas

8 – Realice Backups diarios

Ante cualquier eventualidad con su PC, usted podrá restablecer todas las operaciones hasta la última copia de seguridad

9 – Recomendamos adquirir nuestros servicios de mesa de ayuda, capacitación y actualizaciones, para lograr una correcta, rápida y eficaz implementación

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Porque se deben utilizar todas las funciones de los sistemas de gestión?
Enumeramos aquí los motivos por los cuales debemos utilizar todas las funciones del software administrativo para encontrar las soluciones para nuestro negocio. Tener en cuenta que todo es relativo al rubro y forma de administrar un negocio.

Clientes: Seguimiento constante de clientes, detectando si nos dejan de comprar, si le debemos mercadería o nos debe dinero, encontrar un cheque que viene rechazado. Conocer datos de contacto o buscar todos los comprobantes de este cliente, saber que nos compro la última vez que vino al negocio y a que valor accedió al producto/servicio.

Proveedor: Conocer su estado actual de cuenta, saber que productos nos esta por entregar, comparar precios con otros proveedores de un mismo producto. Nos brinda una ficha completa para poder identificarlo y contactarlo. Detallando así negociados u ofertas ya pactadas.

Presupuestos: Para poder tener un seguimiento de las cotizaciones y lograr convertirlas en ventas. Comparar el % de convertibilidad respecto a los pedidos. Manejan “Estados” para su correcto seguimiento.

Pedidos: Manejan stock de reserva y nos permite saber en que momento debemos entregar la mercadería, aparte de permitir emitir un reporte financiero, donde los pedidos en algún momento se convertirán en dinero

Remitos: Control de entrega de mercadería. Se pueden agrupar y facturar automáticamente

Facturas: Administran el stock (sino lo manejo con remitos) y suman dinero a la caja o al medio de pago utilizado. Generan el IVA y gestionan las retenciones/percepciones.

Notas de Crédito/Debito: Es importante destacar que para las devoluciones se utilizan estos comprobantes, ya que si por ejemplo utilizo un movimiento manual de caja para ingresar una devolución, no se reflejara en el stock, no impactara en el IVA y no será consistente el cierre Z o X
Los descuentos se pueden reflejar con la carga de una Nota de Crédito.

Cobranzas/Pagos: Nos avisa cuando hay clientes que nos deben más de determinada suma de dinero, nos indica como nos pagaron y en que fechas, cuales fueron los medios utilizados, etc. Por lo contrario cuando gestionamos los pagos a proveedores podremos conocer nuestro estado financiero. Se deben reflejar los pagos a cuenta (señas) para dejar constancia del valor entregado por el cliente como reserva del producto.

Cuenta Corriente: Nos permite reclamar a tiempo las cobranzas de los clientes, pagar sin recargo facturas de proveedores, conocer nuestro estado financiero en caso de querer invertir/comprar algún objeto, o bien no seguir dando crédito a ciertos clientes que no abonaron sus deudas.

Caja: Nos permite llevar un orden del dinero, no solo por las ventas producidas, sino por los gastos mínimos que utilizamos para el manejo normal del negocio y que muchas veces no se registran, como comprar un rollo de papel para la tickeadora, un cartucho de tinta o una coca cola, donde parecieran ser valores menores, pero al multiplicarlos por la cantidad de días hábiles trabajados del mes, podemos llevarnos una sorpresa.
Por lo que el modulo permite un total control de sus fondos, cheques en carteras, deudas, etc.

Códigos de barra en productos: Permiten una búsqueda rápida del producto, seleccionándolo para su venta. El sistema lee e imprime códigos de barras con impresoras de tinta, láser y térmicas.

Cheques: Permite depositarlos en el banco, son parte del estado financiero y se endosan con pagos en las cuentas corrientes de nuestros proveedores.
Existe un semáforo que nos indica si hay cheques listos para depositar en el banco.

Ticket: Enumera todos los montos abonados con tickets

Tarjetas: Se pueden liquidar las mismas y conocer los valores ingresados por este tipo de medio.

Bancos: El tener al día el banco, es parte de organizar nuestro estado financiero. Tanto para los cobros como para los pagos por depósitos y transferencias.

Precios de Venta: Podemos tener varias listas de precios, que se calculan a partir de los costos con un margen de ganancia (teniendo en cuenta el descuento del proveedor), o bien con precios fijos. Los clientes pueden tener bonificaciones asociadas.
Es factible emitir un catalogo con fotos y precios de cada producto a la venta.
Se pueden variar todos los precios de un mismo proveedor, grupo de artículos o rubros.

Costos: Permiten obtener la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayuda a seleccionar el proveedor mas económico.

Stock: Los estadísticos muestran cuales son los productos con más o menos rotación, cuales nos generan las mayores ganancias y cuales son los que mueven más dinero. Utilizando las variables de punto de pedido, máximo y mínimo, lograremos realizar las compras a tiempo, sabiendo cuanto es lo mínimo que debemos tener, cuanto es la máxima cantidad que puedo comprar (en cuanto a capacidad física de nuestro deposito) y cual es nuestro punto medio donde generalmente va a estar el stock para no perder ventas.

Estadísticos: Utilizados para la correcta toma de decisiones, uno podría saber que tiene que ir a comprar aprox unas 80 unidades de cierto producto, pero por el sistema va a visualizar puntualmente que tiene que comprar 97 unidades y que el proveedor mas barato es uno que comprando 100 unidades nuestro proveedor nos hace 25 % de descuento y nos entrega la mercadería a 7 días y que el consumo promedio mensual de ese producto es de 10 unidades x lo que nos demoraremos en vender dichas unidades unas 10 meses. El sistema cuenta con mas de 150 informes, entre los cuales podremos visualizar datos de compras y ventas, clientes y proveedores, cuentas por pagar, etc.

Rubro y Subrubro en artículos: Este atributo permite realizar búsquedas por esos criterios y también nos generan estadísticos que ayudaran en la toma de decisiones, ya que sabremos que grupo de productos se vende con mas frecuencia y cuales no.

Fotos en productos: Al cargar imágenes en los artículos se podrán emitir catálogos y de esta manera evitar errores en los pedidos de artículos inexistentes actualmente en stock, logrando hacer reservas puntuales.

Atributos/Características en los artículos/servicios: El sistema permite cargar Color, Talle, Marca, Modelo, Forma, Textura, Categoría, etc. de cada producto, lo que permite ubicarlo rápidamente y emitir ya sea una factura o un estadístico del mismo.

Campos adicionales: Como usuarios avanzados detectamos que necesitamos algún dato adicional de Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas, etc. En El sistema Office tendremos la solución a esa problemática, ya que podremos administrar nuevos campos de datos, permitiendo el posterior ingreso de información, búsqueda y generación de estadísticos.

Vendedor: Al asignarlo a cada comprobante, luego podremos generar comisiones o bien simplemente saber cual es mi mejor vendedor dentro de un determinado periodo.

Fecha de Vencimiento en Comprobantes: En el caso de los presupuestos, puedo utilizarla para saber cuando caduca dicha cotización. Para los pedidos, seria como la fecha de entrega. En las facturas, es la fecha en que queda vencida la cuenta corriente.

Permisos de usuario: Las restricciones de permisos tienen muchos beneficios, entre ellos hacer que el software sea mas fácil al usuario, ya que vera solo las funciones que necesita. Evita errores, por lo que al no ver la función, jamás entraremos por equivocación. Para la gerencia es de suma importancia dicha funcionalidad, para no mostrar información a usuarios de otros sectores.

Configuración de los comprobantes: Para poder imprimir los Presupuestos, Pedidos, Remitos, Facturas con el formato que requiera mi formulario preimpreso generado por la imprenta. Cambiar tipografías y tamaños de letra utilizados.

Backup: Es lo único que nos permite restaurar el sistema en el caso de tener un inconveniente con la PC o pérdida de información. Ya que el sistema lo tenemos en el CD original de EL SISTEMA GESTION, pero la información que hemos cargado durante todo este tiempo, se pierde en el caso de no haber hecho una copia de seguridad de la misma.

Sucursales: También pueden ser usadas como un depósito de mercadería.

1 Natural Software
Jazz® – Sistema de Gestión para Pymes
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Mail:
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