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1.
Consultas
Frecuentes de Soporte
- No sale impresa la información que quiero en la factura.
- Ingreso a Facturas para facturar, y no me aparece nada.
- ¿Cómo relaciono un cobro/pago o una nota de crédito a una factura impaga?
- ¿Por que no veo los informes?
- ¿Cómo cargo saldos iniciales?
- Quiero facturar un remito pero no me aparece ninguno.
- ¿Por qué no me actualiza el precio de venta cuando cargo una factura de compra?
- ¿Cómo paso una factura a Word?
- ¿Cómo instalo una impresora en Windows?
- ¿Cómo configuro el tamaño de la hoja en la impresora?
- ¿Como configurar una impresora en red.?
- No puedo Imprimir un ticket por el controlador fiscal
- No puedo ingresar al sistema
1. No sale impresa la información que quiero en la factura.
La información que uno quiere imprimir, debe estar configurada primero desde “Herramientas>Configuración de Impresión de comprobantes”, en el comprobante correspondiente. Cada información (ej: nombre cliente, dirección, iva, etc), tiene un campo con las coordenadas para configurar que salga impreso.
2. Ingreso a Facturas para facturar, y no me aparece nada.
El comprobante no tiene configuración alguna. Hay que ir a “Herramientas>Configuraciones personalizadas”, facturas de venta (o compra) y crear un comprobante, en éste caso factura, con las preferencias que ud. desee (Letra, Moneda, etc).
3. ¿Cómo relaciono un cobro/pago o una nota de crédito a una factura impaga?
Una vez realizado el cobro, el pago, o la nota de crédito, ud. puede aplicarlo a una factura pendiente desde el menú “Ventas > Aplicaciones entre comprobantes”.
4. ¿Por que no veo los informes?
Para que los informes se generen debe haber instalada por lo menos una impresora en Windows. Si no hay impresora instalada en windows, se debe agregar una: “Inicio>Panel de Control>Impresoras y faxes>Archivo, agregar impresora. Si no posee una impresora, seguir los pasos de todas maneras, y seleccionar impresora genérica.
Otro motivo puede llegar a ser que no posea los archivos .rpt correspondientes en la carpeta Jazz.
5. ¿Cómo cargo saldos inciales?
Antes que nada debe crearse un servicio con el nombre de “saldo inicial”. En el caso de tener JazzIT se pueden crear por medio de la columna "SALDOINICIAL", si no se tiene JazzIT se pueden cargar a través de la solapa “Mas datos” dentro de Clientes, en la casilla correspondiente a “Saldo Inicial”.
6. Quiero facturar un remito pero no me aparece ninguno.
Esto se debe a que ambos, factura y remito, afectan stock. Para poder facturar remitos solo una debe tener tildado afectar stock.
También puede ser que ninguna de las dos afecte el stock.
7. ¿Por qué no me actualiza el precio de venta cuando cargo una factura de compra?
Esto es porque tiene tildado en “Parámetros generales” que el precio de venta lo calcule según el Costo de Lista y no el de Ultima Compra.
8. ¿Cómo paso una factura a Word?
Se debe instalar impresora genérica Microsoft Writer, desde Inicio>Panel de control>Impresoras y Faxes> Archivo, agregar impresora.
9. ¿Cómo instalo una impresora en Windows?
Inicio -> Impresoras y faxes
Agregar una impresora
Se inicializará el asistente de windows. Siguiente
Ir siguiendo los pasos.
10. Cómo configuro el tamaño de la hoja en la impresora
Primero deberá abrir la ventana de Impresora y Fax
-Seleccionar el modelo de impresora instalada
-Luego deberá hacer un clic en Archivo / Propiedades del Servidor
-Se abriera una ventana llamada Propiedades de servidor de impresión en donde podrá seleccionar cualquier tamaño ya definido Windows.
-Pinchando luego en la opción
Crear un nuevo Formulario se habilitarán las opciones para poder crear un nuevo
tamaño de papel el cual podrá indicar como Definido x Usuario.
-Al hacer clic en la opción Guardar Formulario este tamaño se agregara a la
lista de Windows.
- Una vez Agregado el tamaño deberá hacer clic en la opción Aceptar para salir
de la ventana , deberá hacer un clic derecho sobre el
icono de la impresora y del menú seleccionar la opción Preferencias de
impresión y configurar el tamaño antes creado el cual aparecerá en la lista.
11. Como configurar una impresora en red.
Para ello acudiremos a la carpeta de impresoras (Inicio/Configuración/Impresoras ) y haremos doble clic sobre el icono Agregar impresora. A continuación se iniciará un nuevo asistente. En la segunda pantalla que aparece, elegiremos la opción Impresora en red. A continuación se nos pedirá la ruta en la que se encuentra la impresora, en el formato \\nombre_equipo_servidor nombre_impresora. Sin embargo, si no lo conocemos o no queremos complicarnos la vida, lo mejor es pinchar sobre Examinar. De esta manera, nos aparecerá el listado de todos los equipos de la red, entre los que tendremos que buscar el que tiene la impresora instalada, y seleccionarla. Pulsaremos Aceptar y volveremos a la pantalla anterior, donde sólo se nos ofrecerá una nueva opción, que es la de permitir que los programas de MS-DOS impriman en esta impresora. Si activamos esta opción, muy útil para aplicaciones antiguas, la salida del puerto LPT1 se redireccionará hacia esta impresora de la red.
Tras pulsar Siguiente, nos encontraremos ante una nueva ventana en la que elegiremos el nombre que daremos a la impresora, y si deseamos que sea la predeterminada del sistema. Otra vez pulsaremos Siguiente, y casi habremos terminado el proceso de instalación, ya que se nos preguntará si deseamos imprimir una página de prueba. Después de pulsar Finalizar, se procederá a instalar los controladores de la impresora. Si el equipo servidor puede mandarlos por red, este proceso será automático. Lo peor que puede ocurrirnos es que necesitemos el CD-ROM de Windows o el controlador del fabricante de la impresora. A partir de este momento, utilizaremos esta impresora para imprimir cualquier aplicación, como si la tuviéramos físicamente conectada a nuestra máquina.
13. No puedo Imprimir un ticket por el controlador fiscal
Revise la conexión del cable que va del PC al Controlador Fiscal
Verifique si el controlador fiscal tiene rollo de papel
Apague y Encienda el Controlador Fiscal
14. No puedo ingresar al sistema
Verifique si el Servidor esta encendido
Verifique si desde la PC puede ingresar a una carpeta compartida del servidor
Reinicie la PC
Reinicie el Servidor
2.
La
importancia del Backup (copia de seguridad)
Perder un archivo puede ocasionarnos graves problemas. Fallas en el disco rígido, virus, problemas eléctricos, una pequeña inundación, fallos físicos de los componentes, un incendio, un simple error, pueden ser la causa de una gran perdida de datos. Para evitar esto, debemos regularmente realizar copias de seguridad (Backups) de la información.
Un Plan de Contingencia de Seguridad Informática, consiste en diseñar los pasos que se deben seguir, para resguardar y recuperar la información en el caso de ser necesario.
Existen diferentes
formas y medios para realizar backups:
- Grabar un CD-W, DVD-W o PenDrive
- Copiar la información a otra PC
- Subir la información a la web o hostings que cuenten con backups.
Factores relevantes
a tener en cuenta:
- Hacer backup periódicamente
- Regularmente verificar que el medio seleccionado no este dañado
- No hacer copias en CD económicos
- Guardar los backups en sitios seguros
- Resguardar una copia en otro lugar u edificio
Cuidado de los backups:
Un backup estropeado no
sirve para nada, por eso recomendamos:
- No guardar los backups en la misma oficina que
- Cuidado de los soportes: los soportes magnéticos deben mantenerse siempre
alejados de cualquier fuente de campos magnéticos, tales como monitores,
motores eléctricos y los teléfonos móviles. Los CD-R y CD-RW deben
protegerse de la luz solar directa y del polvo.
- No dejar los backups en sitios de fácil acceso. En nuestros backups están nuestros datos
privados. Siempre debemos dejar las copias bajo llave.
Un
ejemplo de plan de contingencia, podría ser, guardar la información del sistema
Jazz, en 5 pendrives, 1 por cada día de la semana.
Todos los días a las 19hs generamos una copia de seguridad. En caso de
producirse un inconveniente siempre podremos restaurar el sistema con la
información del día anterior
En
Jazz, dentro del menú Archivo, podemos encontrar la opción de Backup, la misma
resguarda la información en el medio que seleccionemos.
3.
La
importancia de los sistemas informáticos
Cuando hablamos de administración, no solo debemos considerar lo que podríamos ganar si nos organizarnos con la ayuda de un software, sino mas importante aun, lo que dejamos de perder con la incorporación de este!
Cuanto tiempo y dinero perdemos por … ?
- No conocer si la mercadería que solicitan los clientes esta disponible
- Tener dinero invertido en mercadería que no tiene rotación
- No saber el saldo de la cuenta corriente de un cliente
- No pagar a termino las facturas de un proveedor
- No conocer mi saldo actual de caja
- No administrar correctamente los cheques
- Aumentar manualmente los precios de cada uno de mis artículos
- Desconocer que clientes nos dejaron de comprar
- No ofrecer los artículos/servicios que generan rentabilidad
- No comparar los precios de varios proveedores
Tener un programa que nos facilite la tarea diaria, nos permitirá dedicar nuestro tiempo a atender mejor a los clientes, conseguir mejores proveedores, encontrar oportunidades y mejorar nuestra calidad de servicio
La velocidad de los avances tecnológicos, dejo de ser una opción para las pymes, para convertirse en una herramienta fundamental y poder competir en un mercado continuamente cambiante
Es por ello que debemos tomarnos cierto tiempo para aprender a utilizar el software, hacer pruebas, configurarlo, párametrizarlo y lograr así, una implementación exitosa. Debemos planificar como incorporaremos al sistema cada una de las cosas que queremos organizar. Priorizar los puntos mas relevantes y comenzar poco a poco de una manera organizada.
Si actualmente utilizamos planillas o un sistema, es recomendable una implementación en paralelo, para acostumbrarnos a las diferencias.
4.
Servicio
Posventa
Cuando compramos un
sistema no solo compramos un producto, sino también un servicio. Sin mesa de ayuda y soporte
técnico, nos encontrarnos a la brevedad con graves problemas.
Un Sistema de Gestion “No nos hace ganar mas dinero, pero hace
que dejemos de perderlo”.
- Actualizaciones: Cada cierto periodo de
tiempo, actualizamos el sistema para mejorarlo. Estas actualizaciones se
basan en ideas del área de producción de la empresa, pero también en las
sugerencias de nuestros clientes, por lo que, no dude en informarnos si le
gustaría que cambiemos algo. Entonces, estando abonado, cada vez que salga
una actualización se la haremos llegar de forma gratuita.
El sistema también se actualiza
a la normativa legal vigente del país.
- Fixs: Además de las
actualizaciones, al sistema le hacemos pequeños arreglos que optimizan el
programa.
- Capacitaciones: Estando abonado, le
otorgamos capacitaciones gratis en nuestras oficinas. De esta manera, cada
ves que usted quiera sacarse dudas, ya sea del
sistema que ya tiene o de alguna actualización o modulo adicional, nos
llama y arreglamos un día que a usted le convenga para enseñarle lo que
necesite. Lo interesante de esto es que las capacitaciones son con el
sistema, por lo que va a aprender a usarlo en el momento. Vale aclarar que
cualquier persona de su empresa puede asistir a las capacitaciones.
- Servicio de Post-Venta: Estando abonado tiene una
mesa de ayuda, ya sea mediante mail, o teléfono, a la cual puede
recurrir siempre que tenga una duda o algún problema con el sistema.
En este caso, el problema le será resuelto en el tiempo y forma
correspondiente.
- Acceso Remoto: Nuestro sector de soporte
técnico se conectara remotamente a su PC conectada a Internet, mediante
una habilitación por clave que usted nos proveerá para poder corroborar si
los pasos que esta dando en el sistema son los correctos para la
utilización de tal o cual función.
Para
adquirir nuestros servicios, comuníquese con Ventas al (011)4342-8858
Jazz® – Sistema de Gestión
Consultas
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Mail: info@naturalsoftware.com.ar
(5411)
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