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Jazz Sistemas de Gestión

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10. Importación de Listas con Artículos y Precios. 25

11. Unir productos. 30

12. Reprocesando mis propios precios. 31

13. Planillas NO compatibles con JazzIT Excel 32

14. Diferentes formas de aumentar precios. 33

15. Formulas de Excel que serán de ayuda. 34

16. Problemas de Formatos. 35

17. Anexo Importar Clientes y Proveedores. 39

18. Anexo Importar Pedidos. 42

19. Anexo Importar Transportistas, Rubros y Marcas. 43

20. Recomendaciones al utilizar Jazz. 44

21. Terminología. 45

10. Importación de Listas con Artículos y Precios

Una vez configurada la planilla buscaremos al programa JazzIT desde Herramientas èJazzIT

Una vez que encontramos la carpeta haremos doble clic en el archivo JazzIT.exe, al hacerlo aparecerá la siguiente pantalla (depende de la versión de JazzIT que usted adquirió)

PASO I

Para importar artículos o actualizar nuestras listas de precios, seleccionaremos la opción 1 (Deseo importar Productos y Listas de Precios).

Se podrá elegir empresa y sucursal (en el caso de tener varias).

PASO II

Seleccionaremos las opciones que nos resulten de interés, y el archivo Excel correspondiente haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo Archivo, al hacerlo aparecerá una pantalla donde podrá seleccionar dicho archivo:

Seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Abrir.

Se desplegara una pantalla donde seleccionaremos la hoja de la planilla en cuestión y automáticamente volveremos a la anterior pantalla en la cual haremos un clic en Comenzar. (Recuerde que los libros de Excel, pueden poseer múltiples hojas).

Por Ej. En este caso la hoja de la planilla a importar se llama ARTÍCULO.

Si la lista posee mas de 5000 artículos y su PC no es muy rápida, tenga en cuenta que la operación puede demorar varios minutos.

Recomendamos ejecutar este proceso fuera del horario laboral y luego chequear si los resultados obtenidos son los esperados, caso contrario, vuelva a cargar el Backup que debe hacer antes de procesar las listas con JazzIT.

PASO III

Click en Comenzar

Mientras se ejecuta la carga de productos, podemos observar que aparece una barra de proceso, donde se informa el porcentaje actual de la carga.

En promedio, el proceso se demora en una máquina común, unos cinco minutos por cada mil artículos aproximadamente, este proceso se dará por finalizado, si y sólo si, aparece el siguiente cartel:

Al finalizar JazzIT recomienda compactar la base de datos, eliminando información temporal del proceso. Recomendamos realizar la compactación haciendo Clic en SI.

Si usted posee MySQL como base de datos, no hace falta que realice el proceso.

Al pulsar sobre el SI accederemos a la siguiente pantalla

JazzIT solicita una última confirmación para Compactar la base

El siguiente cartel, informa que el proceso fue exitoso

11. Unir productos

Muchas veces procesamos diferentes planillas de diferentes proveedores

Por lo que podríamos encontrarnos con un mismo producto que en determinadas ocasiones me lo ofrece el proveedor A, en otras el proveedor B y en algunas otras el C

Como nosotros procesamos con el JazzIT todas las listas completas, para poder diferenciar esto, el JazzIT me permite trabajar con la solapa de Código Producto Proveedor. Sin embargo, la primera vez q proceso una lista de un proveedor, todo recae sobre el Código del Articulo y el Código Producto Proveedor no se utiliza

Lo que implica que podríamos procesar 3 listas de proveedores diferentes y me va a generar por ejemplo el artículo triplicado con descripciones diferentes (similares), pero en realidad es el mismo articulo!!!

- Coca Diet 1.5 L

- Coca Cola

- Coca - coca cola 1500 descart

Por lo que desde el ABM de Productos se puede correr la siguiente función que me UNIFICA todos los artículos similares y me crea un único articulo, con múltiples proveedores

12. Reprocesando mis propios precios

Es posible procesar mis propios precios.

Si nos resulta cómodo realizar cuentas o modificaciones de precios en un Excel:

Podríamos generar un Excel desde Jazz (automáticamente con las cabeceras necesarias para JazzIT)

Luego editamos el Excel cambiando los valores que necesitemos, ya sea manualmente, usando formulas o funciones masivas como el Reemplazar (utilizando todo el potencial de Excel)

Luego importamos a Jazz Office dicha planilla con JazzIT

O sea, extraer los precios que ya tengo cargados en Jazz Office, generar una planilla con los mismos. Hacer los cambios que deseo en dicho Excel (aumentos, formulas, porcentajes, etc.) Y volver a subir con JazzIT dicha planilla

Digamos que a JazzIT Excel no le interesa si estoy procesando una planilla de un proveedor o es mi propia planilla.

Pasos a Seguir

1-Exporto mis artículos de Jazz Office a Excel

Menú ->Productos->Listado de Precios

Menú ->Productos->Productos para JazzIT

2-Modifico la Lista de Precios en Excel

3-Vuelvo a subir las modificaciones realizadas con JazzIT a Jazz Office

4-Consulto las precios en Jazz Office

Como lo indica la siguiente secuencia.

- Jazz Office →

- Excel →

- Cambio precios en Excel →

- JazzIT →

- Jazz Office

13. Planillas NO compatibles con JazzIT Excel

El siguiente Excel NO podrá ser procesado.

Esta planilla es fácil de entender para el Ojo Humano, pero no para la computadora. Ya que hay registros vacíos o que no corresponden con exactitud a cada uno de los datos.

Si el usuario acomoda la siguiente planilla, para que cumpla con el estándar requerido por JazzIT, la misma podrá ser procesada. Pero cabe destacar que quizá sea muy tedioso tener que cambiar toda la disposición de columnas, mover datos y realizar formulas, para tener una planilla más o menos ordenada para que pueda ser interpretada con JazzIT

En estos casos se recomienda evaluar la posibilidad de realizar una carga manual de dicha Lista de Precios. Si hablamos de miles de registros trataremos de buscar la forma de procesarlo con JazzIT, pero si son 100 registros nos convendrá realizar una carga manual de productos y precios, ya que perderemos más tiempo si adaptáramos la planilla.

14. Diferentes formas de aumentar precios

Dentro de Jazz existen diferentes formas de administrar los precios.

Justamente por eso conviene utilizar una u otra forma según nuestra necesidad.

A-Si necesito cambiar los costos o precios de venta de uno, dos o tres artículos, podremos cambiarlos de forma individual en el maestro de productos de Jazz Office, o bien desde el menú Ventas-> Precios, donde encontraremos varios métodos.

B-Si un proveedor nos aumenta todos los artículos en un 5%

Disminuye el precio del bronce en un 3%

Para todas las gaseosas nos aumenta $2

A la marca FIAT le disminuye %8

En todos estos casos se puede utilizar la Vista de Precios de Jazz Office

C-Ahora si nuestro proveedor nos envía una lista donde cada articulo de forma individual aumenta o disminuye sin un determinado patrón (como los mencionados en el ejemplo B donde utilizamos la Vista de Precios) entonces debemos procesar dicha planilla con JazzIT Excel, ya que esta aplicación se ocupara de verificar que articulo aumento, disminuyo y cual quedara igual (también agregara los nuevos artículos automáticamente a la base de datos).

NOTA: Si usted desea incorporar rápidamente productos que su proveedor NO le envía en una lista de precios (ya sea en Excel u otro formato digital), usted mismo podría generar su propia lista de precios en Excel y procesarla con JazzIT incorporando rápidamente todos esos artículos. Utilizando Excel para hacer cálculos, copiar nombres de artículos similares o realizar formulas para la generación de precios de venta.

IMPORTANTE: Aunque JazzIT permite procesar Costos, Ganancias, Descuentos y Precios de venta, en un principio, hasta que usted se ponga hábil con la herramienta, sugerimos hacer todos los cálculos intermedios en Excel, para solo procesar el Precio de Venta con JazzIT. (Aprovechando todo el potencial de Microsoft Excel en el calculo de precios con formulas).

15. Formulas de Excel que serán de ayuda

Recomendamos al usuario, conocer el uso de las siguientes formulas de Excel, ya que serán de mucha ayuda, para dar formato a la Lista de Precios a procesar

Para conocer su modo de uso, acceder a Excel e ingresar al menú Insertar -> Función.

=CONCATENAR

La misma permite unificar 2 o mas celdas de texto

En este ej. en la celda C2 se unificara el contenido de las celdas B2 y C2 (las comillas son utilizadas para dejar un espacio blanco entre las palabras CANDADO y 40MM)

Sin el blanco quedaría CANDADO40MM

=SI

=TEXTO

=VALOR

=IZQUIERDA

=DERECHA

=SUMA

=BUSCARV

=PROMEDIO

16. Problemas de Formatos

Es muy común que alguna columna de precios no ingrese a Jazz. Generalmente esto se debe a problemas en el formato de la planilla Excel

Detallamos a continuación dos posible soluciones

Solución 1

Una solución podría ser abrir una nueva planilla Excel, seleccionar la totalidad de las columnas y convertirlas a formato texto desde el Menú Formato -> Celdas

Entonces pegar el contenido completo de la planilla original, sobre la nueva planilla

Por ultimo convertir a formato Número todas las columnas correspondientes a Precios.

Luego grabar la planilla y procesarla con JazzIT

Solución 2

Recomendamos realizar el siguiente procedimiento si una de las columnas numéricas (precios) de la planilla Excel tiene problemas de importación a Jazz

Excel. Convertir números almacenados como texto a números

A-Una celda a la vez

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2. Asegúrese de que estén activadas las casillas de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano y Número almacenado como texto.

3. Seleccione una celda con un indicador de error de color verde en la esquina superior izquierda.

4. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Convertir en número.

B-Corrección de un rango de celdas con problemas de formatos en los Números

Si usted desea realizar cálculos con Excel y tiene inconvenientes en las formulas, realice los siguientes pasos en dicha planilla

En una celda vacía, escriba el número 1.
Seleccione la celda y en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Seleccione el rango de números almacenados como texto que desee convertir.
En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
En Operación, haga clic en Multiplicar.
Haga clic en Aceptar.
Elimine el contenido de la celda introducido en el primer paso.

Nota Algunos programas contables muestran los valores negativos con el signo menos (-) a la derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto salvo el situado más a la derecha (signo de negación) y multiplicar el resultado por -1. Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" las siguiente fórmula convierte el texto en el valor -156.

Datos	Fórmula
156-	=IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-1)*-1

Selección de pocos Productos de una gran lista

Modo de proceder si solo trabajamos algunos de los productos de una lista completa de un determinado proveedor:

1- Editar la lista del proveedor y eliminar los productos que no le compro o bien copiar a una nueva planilla los productos que si compro (esto depende de la cantidad de ítems, si son menos los que compro o los que no)

2- Proceso la lista con Jazz IT para que crear los productos

3- La próxima vez que necesite reprocesar la misma lista del proveedor, no tengo que eliminar los ítems del Excel, sino tildar la opción del JazzIT (No agregar nuevos productos. Solo actualizar los existentes en Jazz). Si me olvido de esto, puedo generar productos innecesarios en mi base de datos).

El campo prefijo se puede utilizar, para que no se superpongan los códigos de este proveedor con los códigos de otro proveedor

Ejemplo

PROVEEDOR A PROVEEDOR B

COD 1 CANDADO COD 1 ABRAZADERA

Si utilizamos prefijos, el candado va a tener código A1 y la abrazadera B1

Solución 3

Códigos con el signo '>'

Como prefijo cuando la columna contiene códigos numéricos y alfanuméricos mezclados. Eso funciona para el campo CODIGO como para CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR, CODRUBRO, etc. para todas las columnas que hagan referencia a un código.

Dicho símbolo se puede adicionar manualmente o con la formula CONCATENAR de EXCEL.

17. Anexo Importar Clientes y Proveedores

Columnas para la carga de Clientes y Proveedores.

Código
Nombre

· Domicilio

CP
Localidad
Telefono
Celular
TelLaboral
Fax
Contacto
email
Obs
Vendedor
VendedorNombre
LimiteCredito
TipoIVA
CUIT
IdProvincia
IdVendedor
DomicilioDeposito
WWW
SaldoInicial
IIBB
DescuentoHabitual
Categoria
Actividad
Categoria
País
Zona
ZonaNombre

Codificación de los Tipos de IVA en Clientes/Proveedores
Mayúsculas y minúsculas es indistinto

Responsable Inscripto -> RI / I / INSC
Consumidor Final -> CF / Consumidor final / F / Final / Cons Final / Cons / C
Exento -> Responsable Exento / Exento / Ex / E
Monotributista -> Monotributista / Monotributo / MT / M / Mono / Monotri / Mon
Sujeto No Categorizado -> Sujnocateg / Sujeto no categorizado / No categorizado / NC / Nocat

Detalle de las Columnas

Código: Requerido siempre. Debajo de él estarán todos los códigos de los Clientes o Proveedores. En el caso de no existir código el programa le asignará el último número cargado mas uno, si se llega a encontrar códigos repetidos aceptará como válido al primero, y a todos los demás los eliminará y les asignara código tal como si nunca lo hubieran tenido.

Nombre: En esta columna se anotarán el Nombre o Razón Social de nuestros Clientes o Proveedores.

Domicilio: Aquí se anota la dirección.

CP: Aquí se anota el Código Postal.

Localidad: Aquí se anota la localidad.

Telefono: Aquí se anota el teléfono.

Celular: Aquí se anota el teléfono Celular.

TelLaboral: Aquí se anota el teléfono laboral.

Fax: Aquí se anota el número de Fax.

Email: En estos campos se anotan los respectivos datos de Clientes o Proveedores.

Contacto: En este campo se anota el nombre del contacto que tenemos ya sea Cliente o Proveedor.

Obs: Aquí se anotan las observaciones adicionales al cliente o proveedor.

Vendedor: Aquí se anota el código del Vendedor Asignado para el cliente.

VendedorNombre: Aquí se anota el nombre del Vendedor Asignado para el cliente.

LimiteCredito: Aquí se anota el límite de crédito del que dispone el cliente.

[NombreCampo]: Estos campos se agregan cuando se tienen Campos Adicionales o Comodines creados en el cliente. Entre corchetes se coloca el nombre que el usuario le dio al nuevo campo adicional. No hay límite para la cantidad de campos adicionales a utilizar.

TipoIVA: Categoría de IVA

La pantalla a completar es sencilla, ya que lo único que hay que hacer es seleccionar la planilla Excel a procesar y su correspondiente hoja.

Proveedores, posee una pantalla similar a clientes.

18. Anexo Importar Pedidos

Columnas en excel

CODIGO: numero del pedido

FECHA: fecha del pedido

CLIENTE: código del cliente (alfanumérico 10 caracteres)

CLIENTENOMBRE

VENDEDOR: código del vendedor (alfanumérico 6 caracteres)

VENDEDORNOMBRE

PRODUCTO: código del producto (alfanumérico 15 caracteres)

CANTIDAD

PRECIO

MONEDA: numérico 1=pesos 2=dólares 3=euros

ESTADO: numérico, por defecto queda en cero

JazzIT - Estructura importación de Pedidos (formato archivo separado por comas)

o Campos

§ Numero Pedido

§ Código de Cliente

§ Código de Producto

§ Cantidad

§ Código de Vendedor

§ Precio Unitario

§ Tipo de comprobante (No se usa)

§ Descuento producto (% descuento del producto)

§ Código Lista de precios

§ Deposito (No se usa)

§ Observaciones del comprobante

§ Descripción del producto

§ Sin cargo (No se usa)

o Comportamiento de JazzIT al leer el archivo

§ Los archivos a importar no deben tener encabezado de columna

§ En caso de no existir en Jazz el Código de Cliente, Producto, Vendedor o Lista de Precios se indicará en un mensaje el número de línea del archivo con problemas y no se importara ningún pedido. Para que los pedidos sean ingresados todas las validaciones deben ser correctas.

§ Los campos que no se usan deben indicarse como “”

§ Los campos que tienen importes deben indicarse con la coma (,) como separador decimal. Si existe un punto (.) se reemplazara por coma. No usar separador de miles.

§ Precio unitario: Si es cero trae el de lista, convierte a moneda corriente

§ Lista de precios: Si el precio es 0 toma el valor de la lista, sino prioriza el precio indicado en el archivo. En un mismo pedido se pueden indicar diferentes listas para los productos.

§ Descripción del Producto: Si se deja vacío ‘’ se asume la descripción definida en el producto.

Ejemplo de archivo a importar:

"1","34","88060","2","2","122.2","0","0","1","","",""

"1","34","376","1","2","","222.3","0","","1","",""

"1","34","86100","1","2","","222","0","1","","",""

"2","132","86101","1","2","","333","0","1","","",""

"2","132","86104","2","2","","444","0","1","","",""

"3","134","88070","10","2","","222.22","0","1","","",""

19. Anexo Importar Transportistas, Rubros y Marcas

Estos son todos los nombres de campos necesarios para poder migrar Transportistas, Rubros y Marcas

Transportistas / Expresos

Código
Nombre
Teléfono
Localidad
Domicilio
CUIT

Rubros / Subrubros

Código
Descripción
Referencia (se usa cuando es un subrubro aquí se indica el código del rubro al que pertenece)

Marcas

Código
Descripción

20. Recomendaciones al utilizar Jazz

Recomendamos ZIP Drives o CDs para realizar backup (copias de seguridad).
Uso de resolución de pantalla 800 x 600 o superior en el monitor.
Tomarse algunos días para practicar con Jazz, cargue datos ficticios con el fin de evacuar sus inquietudes. Ingrese movimientos u operaciones habituales a modo de prueba, los mismos podrán eliminarse para su posterior carga real.
Lea el Manual del Usuario y reproduzca los videos (películas) que vienen incluidos en CD Original de Jazz, lograra un rápido manejo del sistema y conocerá la mejor forma de utilización del software.
Es recomendable que la PC donde se instale Jazz, sea utilizada exclusivamente para el uso del sistema de gestión y no para Juegos y/o Internet, puede que estos, alteren la configuración normal del PC y se provoquen fallas en el software o pérdida de archivos.
Recomendamos estudiar Microsoft Excel en profundidad, ya que todos los informes de Jazz Contable exportan a Excel, por lo que con esta herramienta podremos generar estadísticos, gráficos, realizar búsquedas y filtros.
Los cortes de energía pueden dañar la PC y sus sistemas. Es por ello que recomendamos la utilización de un equipo UPS para resolver los problemas de electricidad (cortes de luz).
Las variaciones de Tensión y los Cortes de Energía Eléctrica producen en su computadora:

Pérdidas de datos almacenados en Disco Duro y RAM.
Daños en CPU y en Circuitos.
Problemas de software.

UPS (Sistema de Energía Ininterrumpida con respaldo por baterías) para computadoras, impresoras, fax, centrales telefónicas, sistemas de seguridad, cajas registradoras y otros.

21. Terminología

Entidad: Llamamos entidad a cualquier ente/objeto del sistema, como por ejemplo: Cliente, Proveedor, Rubro, etc.

ABM: Alta Baja Modificaciones. Es la abreviación más utilizada en toda la aplicación. Con ella indicamos que una Entidad puede ser creada, actualizada y eliminada de la base de datos.

Registro: Conjunto de datos correspondientes a un objeto. Por ejemplo: un registro de Clientes contiene el nombre, la dirección, el teléfono y demás datos del cliente.

Menú: Lista desplegable que contiene opciones para acceder a diferentes lugares del Programa.

Baja: “Dar de Baja” Eliminar una entidad o dato

Formulario: Pantalla del sistema

JOF: Iniciales de Jazz Office

Base de Datos: Lugar donde se almacenan todos los datos del sistema. Ejemplo, Nombre del Cliente, dirección, teléfono, facturas, etc.

Es responsabilidad del usuario realizar backup diarios de resguardo de información. Ya que en el caso de tener problemas con el equipo o PC (errores de disco, virus, etc), el sistema podrá recuperarse por medio del CD original, pero toda la información contenida dentro de la base de datos podría perderse.

Usuario: Persona que utiliza el sistema