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Jazz Sistemas de Gestión
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Menú Caja
Nos dirigiremos al menú Caja → Movimientos de Caja
Movimientos de Caja
Como lo hemos expresado antes, aquí se reflejan todos los movimientos de dinero.
Existen movimientos de Caja manuales y otros que son generados automáticamente.
Los manuales son ingresados a modo de Cuentas, como ser Gastos y Retiros de Caja. Desde el botón “Nueva Cuenta de Caja” se pueden crear nuevas cuentas.
Los movimientos automáticos son las cobranzas, pagos, facturas en efectivo y otros originados por comprobantes.
La misma posee un filtro por fecha y hora, donde podremos visualizar un día en particular o por ejemplo la caja de todo el mes.
En el borde inferior del formulario, se pueden observar otros medios de pagos como ser totales de cheques, tarjetas, dólares, etc.
El usuario podrá visualizar los movimientos filtrando por cuentas de la caja (cobranza, pagos, etc.), vendedor, tipos de factura y moneda.
Cobranzas Movimientos Manuales Facturas Contado
Efectivo
Cierre
de caja
Generar Reporte en HTML
En el ejemplo anterior
podremos observar que el usuario visualiza la caja desde el 6 de octubre de
2008. Se pueden realizar filtros entre fechas.
En la grilla, podremos observar como estamos cargando un nuevo ítem de caja en forma manual, para registrar que fuimos a comprar una Coca y gastamos $3, sin necesidad de Cargar una factura de compra para registrar esa salida de Caja.
En la cabecera de la pantalla podremos filtrar por Fecha, Hora, Tipo de Factura, Cuenta de Caja, Vendedor y Moneda
En el pie de la pantalla encontramos los Ítems de inserción para nuevos movimientos de caja y debajo de estos, los totales de Cheques, Dólares y Tarjetas. Pudiendo entrar por ejemplo al detalle de las tarjetas, visualizando dicho informe, haciendo clic sobre el botón.
Actualmente las tarjetas y los tickets se muestran como parte de la caja.
Para realizar un cierre de caja: Realizar un movimiento manual con
la cuenta de caja, por ejemplo, Retiro
de Caja; ingresar un concepto y el importe de egreso. Hacer clic en Agregar
Al día siguiente, hacer un
movimiento manual de entrada de Caja a la cuenta, por ejemplo, Apertura de Caja; ingresar un concepto
y el importe que ingresa. Hacer clic en Agregar.
El botón cierre de caja, nos inhabilita el ingreso de movimientos anteriores a la fecha cerrada.-
Emitirá un mensaje al querer ingresar movimientos anteriores a la fe4cha
Para visualizar los movimientos de Caja
Ingresar fecha Desde y Hasta y hacer clic en el
botón VER
Para crear movimientos nuevos de caja utilizar la zona de Nuevo Movimiento y elegir una cuenta de caja, ingresar un concepto y el importe de ingreso o egreso de caja. Hacer clic en Agregar
Para crear nuevas cuentas de caja
hacer clic en el botón Nueva Cuenta de
Caja
Se puede filtrar la caja por Cuenta de Caja. Para ello se elije la
cuenta en Filtrar por
Los botones ‘Ver
Totales’lo que se muestra al pulsarlos son las facturas en cta cte generadas en
el periodo asignado.
Nota: Desde el ACP Control de Permisos, se puede bloquear el combo de
usuarios, para que los operarios del sistema por ejemplo, solo puedan
visualizar su caja y no el total.
Ejemplos
Si quisiéramos ver los Gastos generados en todo el año 2005 deberíamos filtrar la pantalla de la siguiente forma:
Filtrar por
Fecha Desde: 01/01/05
Fecha Hasta: 31/12/05
Si necesitáramos visualizar todas las ventas a Responsables Inscriptos que género el vendedor Pablo:
Filtrar por vendedor: Pablo
Filtrar por letra de Factura: A
Si hoy es 2 de junio de 2006 y quisiéramos controlar los movimientos que ocurrieron esta mañana.
Fecha Desde: 02/06/06
Fecha Hasta: 02/06/06
Hora Desde: 00:00
Hora Hasta: 12:00
Si nos interesa conocer la cantidad de dólares que tenemos en la caja
Filtrar por Moneda: Dólares
Generar Informe de Caja
Este informe podrá ser visualizado con o sin Totales (seleccionando dicha opción en la botonera de la siguiente pantalla).
Dicho reporte mostrara la misma información que visualizamos en pantalla de caja (filtrando por usuario, fecha y nro de caja) y agregara determinados totales que nos ayudaran a controlar el flujo de dinero del negocio.
El mismo se crea en formato HTML
Ejemplo Informe Detalle
En el pie de pagina de dicho informe, podremos visualizar los totales agrupados por cuentas de caja y banco.
Este informe podremos imprimirlo o guardarlo, al guardarlo lo hace en formato “.htm” en la carpeta “C:\Archivos de programa\Jazz\Historico”.
Exportar HTML a XLS
Estos informes generados en formato “.htm” podemos convertirlos en formato “.xls” para luego poder trabajarlos como Planilla de Calculo.
Debemos hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre el archivo que queremos abrir y se desplegara un menú de opciones del cual elegiremos “Abrir con” y seleccionaremos “Elegir programa…”
Aquí aparecerá una ventana para elegir el programa con el que deseamos abrir el archivo, en este caso seleccionaremos “Microsoft Office Excel”.
Una vez seleccionado el programa con el que queremos abrir el archivo hacemos clic sobre el botón aceptar y nos aparecerá nuestro archivo en formato “.xls” para poder trabajarlo como cualquier planilla.
Luego resta ir al menú “Archivo”, “Guardar como”… y en “Guardar como tipo:” seleccionamos “Libro de Microsoft Office Excel”; ahí ya nos quedaría el archivo listo para trabajar como una planilla de cálculos.
Saldo Actual de Caja
Para conocer la existencia actual de nuestro saldo en caja nos dirigiremos al menú Caja → Movimientos de Caja
Esto hace referencia al Efectivo en Caja, las tarjetas, los tickets y dólares, y no incluye ningún otro tipo de valores como ser los cheques.
Si accedemos a la pantalla de movimientos de caja, podremos encontrar dicho valor en el pie de la pantalla marcado como “Saldo Final”
Apertura y cierre de caja
Esto se maneja desde el modulo de administración de permisos de usuario (ACP.exe)
Trabajando con el mismo se podrá establecer un saldo inicial de caja y luego al salir de la facturación, el sistema emitirá un reporte por impresora, el cual visualiza el saldo inicial, el total de movimientos y el saldo final de caja.
Ejemplo de la
impresión
Fecha y Hora : 10/06/06 19:18:32
Cajero : Vendedor
Saldo Inicial : 70.00
Movimientos : 135.20
Saldo Final : 205.20
Para lograr esto el usuario debe de tener asignados los siguientes permisos:
Caja → Apertura
Caja → Cierre
Ventas → Permisos de Cajero
Transferencia entre Cajas
Para poder
utilizar
Una vez
configurado podremos seleccionar en las facturas, cobros y pagos a que numero
de caja va a afectar estos comprobantes, por ejemplo cuando estamos realizando
una factura podremos seleccionar la caja que va a afectar como vemos a
continuación
Una vez
seleccionada la caja a la cual va a afectar guardamos el comprobante y luego lo
podremos visualizar en Caja, filtrando por Caja 1 en el filtro de Caja.
También es
importante destacar que se puede configurar por defecto que un comprobante como
por ejemplo
Esto lo podemos configurar desde Herramientas è Configuraciones Personalizadas è Facturas de Venta y como vemos a continuación, podremos seleccionar el número de Caja que va a afectar.
Para realizar la transferencia de Caja debemos ir al menú de Caja è Transferencias entre Cajas
Desde esta
pantalla debemos seleccionar la fecha del movimiento, la caja de origen (la
caja desde la cual se retira el dinero para enviarla a otra caja), la cuenta de
origen, la sucursal, el concepto por retiro es por defecto Movimiento interno
entre Cajas, el monto a enviar a la otra Caja y que tipo de moneda es.
Tendremos que completar los mismos campos para
Una vez aceptada la transferencia podremos
visualizar el siguiente cartel que nos indica que el Proceso se realizo con
éxito.
Luego podremos
visualizar esta transferencia en el menú de Caja, podremos visualizar la fecha
de la transferencia de caja, la hora, la cuenta y el concepto y el egreso en
este caso.
El ejemplo que
vemos a continuación es de una transferencia de
Luego filtrando por Caja 1, podremos
visualizar la transferencia que hicimos desde
Se puede transferir valores entre Cajas de
diferentes sucursales
Entre las opciones de la función se permite el
envío de cheques entre sucursales
También es factible transferir cupones de
tarjetas entre sucursales
Si es necesario, podríamos enviar dinero de
una cuenta del banco a la otra sucursal
Asignar nombre a las Cajas
Desde el menú de Caja è
Asignar nombre a las Cajas
Podremos
asignarles el nombre que nosotros deseemos a las diferentes Cajas, esto nos es
útil para poder asociarlas por ejemplo a diferentes sectores de nuestra empresa
y así lograr un mejor control del flujo de dinero, ya que podremos saber cuanto
es el importe de cada Caja en particular y poder hacer el arqueo
correspondiente a cada una.
Filtros
por Número de Caja:
Si se usa multiples cajas, las siguientes
pantallas filtraran sus comprobantes del número de caja seleccionado. Si se
selecciona “Todas” las cajas se traerán todos los comprobantes sin filtro.
Esto ayuda a administrar diferentes centros de
costos manejándolos como números de caja.
-
Cobros /
Pagos
o Aplicaciones entre Comprobantes desde esta
pantalla se filtrara la pantalla de aplicación por el numero de caja
seleccionado en la de cobros / pagos
-
Aplicaciones
entre Comprobantes
-
Informe
Comisiones Vendedores sobre Cobranzas
-
Informe
Total de Cobros / Pagos
-
Pantalla
de búsqueda de cheques de terceros al emitir Pagos
-
Informe
de Cuentas Corrientes
Recuento de Caja
Ahora se cargan
valores por defecto ($, U$S, €, Tarjetas, Cheques) al entrar a la pantalla si
no hay definidos datos para el recuento. Se agrego botón ‘Elimina Renglón’ y
‘Guardar’
Sugerencia
Imprima diariamente su caja y resguarde el papel en un bibliorato,
esto brinda un mayor control y responsabilidad sobre quien maneje la caja.